같은 행정 서류라도 제출용과 보관용은 관리 방식이 달라야 합니다. 목적에 따라 출력과 보관 방법을 구분하는 것이 중요합니다.
제출용 서류의 특징
- 발급일 기준 유효기간 적용
- 원본 또는 출력본 요구
- 훼손 시 재발급 필요
보관용 서류의 특징
- PDF 파일 형태 저장 가능
- 장기 보관 목적
- 비밀번호 설정 권장
출력본 관리 요령
제출용 서류는 구김이나 훼손이 없도록 보관해야 합니다.
전자 파일 관리 요령
- 파일명에 발급일 포함
- 클라우드 또는 외장 저장소 활용
마무리
서류의 용도를 구분해 관리하면 불필요한 재발급을 줄일 수 있습니다.